项目信息
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 客户类型 | 华东某高校后勤保障部门 |
| 所属行业 | 教育 / 院校后勤 |
| 交付内容 | MRO 品类梳理 + 常用品目录 + 月度集中补货 |
| 实施周期 | 品类梳理 2 周，目录确认 1 周，首月试运行 |
项目背景
三个校区、七个后勤科室各自采购，同一款清洁剂在不同科室有 3 个采购价，劳保手套一年内出现过 5 个品牌。问题不在单价，而在于：品类没有统一编码，库存无法跨科室调拨，月底对账要把几十张单据手工汇总。
解决思路
- 先做减法：把七个科室的采购清单合并去重，同功能品类收敛到 1～2 个规格
- 建立常用品目录：按清洁、劳保、五金、电气四类固化常用品，明确规格与包装单位
- 目录外走询价：非常用品不再进入日常流程，统一走询价通道，避免目录无限膨胀
- 月度集中补货：各科室按目录申报需求量，合并为一单集中配送
- 统一对账口径：按目录编码出账，科室与财务使用同一份明细
实施过程
| 项目 | 内容 |
|---|---|
| 第 1～2 周 | 收集三校区七科室近 12 个月采购记录，按品类归并，识别重复与低频品类 |
| 第 3 周 | 与后勤、财务共同确认常用品目录，确定规格、包装单位与补货周期 |
| 第 4 周 | 建立目录外询价流程，明确审批节点与响应时限 |
| 第 5 周起 | 首月试运行，按周跟踪缺货与错发情况，逐条修正目录 |
运行效果
- 同一品类多价并存的情况消除，采购价可横向比对
- 库存可在科室间调拨，重复备货减少
- 月度对账由手工汇总改为按目录编码出账，核对时间明显缩短
- 目录外采购纳入询价流程，临时采购有据可查
客户反馈
后勤负责人认为最有效的动作是「先做减法」——在建立目录之前先把同功能品类收敛，这一步比任何系统上线都更能减少管理成本。目录一旦无限膨胀，集采就退化成了另一个分散采购。
项目小结
- 集采的第一步是品类收敛，不是换个供应商
- 常用品目录必须有边界，目录外走询价，否则目录会持续膨胀
- 统一编码是跨科室对账与库存调拨的前提
- 首月试运行要按周跟踪缺货与错发，目录需要迭代